Bạn đang sinh sống tại Hoa Kỳ và có giấy tờ cần sử dụng tại Việt Nam? Vậy thì hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục bắt buộc bạn cần thực hiện. Tuy nhiên, quy trình này có thể khá phức tạp và mất thời gian nếu bạn không nắm rõ các quy định và thủ tục.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cẩm nang chi tiết về hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hoa Kỳ tại Việt Nam, từ A đến Z.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của một nước (nước tiếp nhận) chứng nhận chữ ký, con dấu trên văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước khác (nước gửi) cấp cho công dân của nước mình hoặc công dân nước khác để sử dụng tại nước tiếp nhận.
Nói một cách dễ hiểu hơn, khi bạn có giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ cấp và muốn sử dụng tại Việt Nam, bạn cần phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại Hoa Kỳ.
Tại sao phải hợp pháp hóa lãnh sự?
Mục đích của việc hợp pháp hóa lãnh sự là để xác nhận tính xác thực và giá trị pháp lý của giấy tờ. Khi giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan chức năng của Việt Nam sẽ công nhận và chấp nhận sử dụng giấy tờ đó.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hoa Kỳ tại Việt Nam
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hoa Kỳ tại Việt Nam bao gồm:
- Phiếu đề nghị hợp pháp hóa (theo mẫu của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam)
- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
- Giấy tờ cần được hợp pháp hóa (đã được xác nhận bởi Văn phòng Đổng lý Tiểu bang (State-level Department of State) hoặc Văn phòng Công chứng (Office of Authentication) thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ)
- Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Bì thư đảm bảo (certified mail) có ghi rõ địa chỉ người nhận và đã trả cước phí (nếu muốn nhận kết quả qua đường bưu điện)
Lưu ý:
- Những giấy tờ chưa có xác nhận của Văn phòng Đổng lý Tiểu bang (State-level Department of State) hoặc Văn phòng Công chứng (Office of Authentication) thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ sẽ bị coi là không hợp lệ và bị trả lại, cho dù giấy tờ đó đã được công chứng hoặc xác nhận bởi công chứng viên (Notary Public), hộ tịch viên (registrar), lục sự tòa (court clerk) hay cơ quan khác của Hoa Kỳ.
- Để tránh mất mát trong quá trình vận chuyển, đề nghị Quý vị sử dụng các dịch vụ chuyển phát bảo đảm của FEDEX hoặc UPS và ghi lại tracking number để theo dõi việc chuyển phát thư (Lưu ý KHÔNG sử dụng FEDEX Ground và UPS Ground – là bì thư không đảm bảo). Tổng Lãnh sự quán không chịu trách nhiệm trong trường hợp hồ sơ của Quý vị bị thất lạc do Quý vị dùng bì thư không đảm bảo.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Bạn có thể nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự trực tiếp tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Hoa Kỳ, hoặc gửi qua đường bưu điện.
Bước 3: Nộp lệ phí
Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự có thể thay đổi tùy theo từng thời điểm. Bạn có thể thanh toán lệ phí bằng tiền mặt (nếu nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc bằng Money Order, Cashier’s Check cho “Vietnam Consulate” (nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện).
Bước 4: Nhận kết quả
Thời gian xử lý hồ sơ và trả kết quả hợp pháp hóa lãnh sự là từ 5-7 ngày làm việc. Nếu có yêu cầu làm gấp, thời gian trả kết quả là trong vòng 1 ngày làm việc.
Một số loại giấy tờ thường được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy khai sinh
- Giấy chứng nhận kết hôn
- Giấy chứng nhận ly hôn
- Giấy chứng tử
- Bằng cấp, chứng chỉ
- Hợp đồng
- Giấy ủy quyền
Kết luận
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hoa Kỳ tại Việt Nam. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Hoa Kỳ để được giải đáp.