Trong hành trình chinh phục giấc mơ du học, việc nhận được thư mời phỏng vấn từ trường đại học hoặc tổ chức giáo dục là một bước tiến quan trọng. Tuy nhiên, việc phản hồi email mời phỏng vấn sao cho chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng không phải ai cũng nắm rõ.
Nên trình bày đủ thông tin cần thiết trong email xác nhận phỏng vấn
Hình ảnh minh họa: Trình bày thông tin đầy đủ trong email
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn chi tiết về cách viết email xác nhận phỏng vấn du học ấn tượng, bao gồm cấu trúc chuẩn, ngôn ngữ phù hợp và một số lưu ý quan trọng.
Cấu trúc chuẩn của một email xác nhận phỏng vấn
1. Tiêu đề Email: Ngắn gọn, rõ ràng và chứa từ khóa
Hãy đảm bảo tiêu đề email của bạn ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn truyền tải đầy đủ thông tin quan trọng, bao gồm tên của bạn và vị trí ứng tuyển.
Ví dụ:
- Xác Nhận Tham Dự Phỏng Vấn – [Tên Vị Trí] – [Họ Và Tên]
2. Lời chào: Lịch sự và chuyên nghiệp
Bắt đầu email bằng lời chào trang trọng và lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.
Ví dụ:
- Kính gửi Ông/Bà [Tên Người Nhận],
3. Bày tỏ lòng cảm ơn: Thể hiện sự trân trọng
Hãy bắt đầu nội dung email bằng cách bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ và trao cho bạn cơ hội phỏng vấn.
Ví dụ:
- Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên Tổ Chức/Trường Đại Học] đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi cho chương trình [Tên Chương Trình]. Tôi rất vui mừng và vinh dự khi nhận được lời mời tham dự phỏng vấn.
4. Xác nhận tham dự: Rõ ràng và chính xác
Hãy xác nhận rõ ràng về việc bạn sẽ tham dự buổi phỏng vấn, bao gồm thông tin về thời gian và địa điểm (nếu có).
Ví dụ:
- Tôi xin xác nhận sẽ tham dự buổi phỏng vấn vào lúc [Giờ] ngày [Ngày] tại [Địa Điểm].
Nên hạn chế các lỗi sai chính tả trong email xác nhận phỏng vấn
Hình ảnh minh họa: Hạn chế lỗi sai chính tả
5. Đặt câu hỏi (nếu cần): Thể hiện sự chủ động
Nếu có bất kỳ thông tin nào chưa rõ ràng trong thư mời phỏng vấn, bạn có thể lịch sự đặt câu hỏi để làm rõ.
Ví dụ:
- Tôi muốn được biết thêm về hình thức phỏng vấn (trực tiếp hoặc trực tuyến) để có sự chuẩn bị tốt nhất.
6. Khẳng định lại sự mong đợi: Tạo ấn tượng tích cực
Kết thúc email bằng cách khẳng định lại sự mong đợi của bạn đối với buổi phỏng vấn và thể hiện sự hào hứng muốn tìm hiểu thêm về cơ hội du học.
Ví dụ:
- Tôi rất háo hức được gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với quý vị về chương trình [Tên Chương Trình].
7. Lời kết thúc: Lịch sự và chuyên nghiệp
Sử dụng lời kết thúc email lịch sự và chuyên nghiệp.
Ví dụ:
- Trân trọng,
- [Họ và Tên]
8. Chữ ký: Cung cấp đầy đủ thông tin liên lạc
Đảm bảo phần chữ ký email bao gồm đầy đủ thông tin liên lạc của bạn, bao gồm họ tên, số điện thoại và địa chỉ email.
Một số mẹo hay khi viết email xác nhận phỏng vấn
- Gửi email phản hồi càng sớm càng tốt: Thời gian phản hồi email lý tưởng là trong vòng 24 giờ sau khi nhận được thư mời phỏng vấn.
- Kiểm tra kỹ email trước khi gửi: Đảm bảo email không có lỗi chính tả, ngữ pháp và trình bày một cách chuyên nghiệp.
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và lịch sự: Tránh sử dụng ngôn ngữ quá thân mật hoặc thiếu chuyên nghiệp.
- Thể hiện sự tự tin và chuyên nghiệp: Hãy thể hiện bản thân là một ứng viên tiềm năng và phù hợp với chương trình du học.
Luôn sử dụng văn phong chuyên nghiệp, lịch sự để phản hồi email mời phỏng vấn
Hình ảnh minh họa: Sử dụng văn phong chuyên nghiệp
Mẫu email xác nhận phỏng vấn
Tiêu đề email: Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn – [Tên Vị Trí] – [Họ Tên]
Nội dung email:
Kính gửi Ông/Bà [Tên Người Nhận],
Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên Tổ Chức/Trường Đại Học] đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi cho chương trình [Tên Chương Trình]. Tôi rất vui mừng và vinh dự khi nhận được lời mời tham dự phỏng vấn.
Tôi xin xác nhận sẽ tham dự buổi phỏng vấn vào lúc [Giờ] ngày [Ngày] tại [Địa Điểm].
Tôi muốn được biết thêm về hình thức phỏng vấn (trực tiếp hoặc trực tuyến) để có sự chuẩn bị tốt nhất.
Tôi rất háo hức được gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với quý vị về chương trình [Tên Chương Trình].
Trân trọng,
[Họ và Tên]
[Số Điện Thoại]
[Email Address]
Lưu ý:
- Hãy thay thế các thông tin trong ngoặc vuông bằng thông tin thực tế của bạn.
- Đảm bảo bạn đã đọc kỹ email mời phỏng vấn để có thể điền đầy đủ và chính xác các thông tin.
VISCO chúc bạn tự tin và thành công trong buổi phỏng vấn sắp tới!
Hãy nhớ rằng, email xác nhận phỏng vấn là ấn tượng đầu tiên của bạn với nhà tuyển dụng.
Hãy để VISCO đồng hành cùng bạn trên con đường du học!