Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng từng ít nhất một lần “trải nghiệm” cảm giác thất vọng khi mua phải sản phẩm không đúng như mong đợi. Lúc này, một lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh (Letter of Complaint) sẽ là “vũ khí” lợi hại giúp bạn bày tỏ sự không hài lòng và yêu cầu giải quyết vấn đề.
Đừng lo lắng nếu bạn chưa biết cách viết! Bài viết này sẽ “bật mí” cho bạn cách viết thư phàn nàn về sản phẩm bằng tiếng Anh hiệu quả, từ bố cục, cách diễn đạt cho đến những mẫu câu “chuẩn không cần chỉnh”.
Vì Sao Nên Viết Thư Phàn Nàn?
Nhiều người thường ngại viết thư phàn nàn vì nghĩ rằng điều đó thật mất thời gian. Tuy nhiên, bạn có biết rằng, một lá thư phàn nàn được viết đúng cách có thể mang lại nhiều lợi ích bất ngờ đấy:
- Bảo vệ quyền lợi của bản thân: Bạn hoàn toàn có quyền lên tiếng khi sản phẩm bạn bỏ tiền ra mua không đáp ứng được chất lượng như cam kết.
- Giải quyết vấn đề hiệu quả: Thay vì “nóng giận” tranh cãi trực tiếp, một lá thư phàn nàn lịch sự và rõ ràng sẽ giúp bạn truyền đạt thông điệp hiệu quả hơn đến nhà cung cấp.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Phản hồi của bạn là cơ hội để doanh nghiệp nhận ra thiếu sót, từ đó cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
- Góp phần xây dựng văn hóa tiêu dùng tích cực: Việc lên tiếng phản ánh những sản phẩm kém chất lượng là cách bạn góp phần bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
Bố Cục Chuẩn Của Một Lá Thư Phàn Nàn Bằng Tiếng Anh
Để lá thư phàn nàn của bạn thực sự “ghi điểm”, hãy đảm bảo tuân thủ bố cục 3 phần “chuẩn không cần chỉnh” sau:
1. Phần Mở Đầu (Opening)
- Giới thiệu bản thân và lý do viết thư:
Dear [Tên người nhận],
I am writing to express my dissatisfaction with [Tên sản phẩm] that I purchased at [Nơi mua hàng] on [Ngày mua hàng]. - Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm:
My order number is [Mã đơn hàng].
2. Phần Nội Dung (Body)
- Mô tả chi tiết vấn đề bạn gặp phải với sản phẩm:
Unfortunately, after using the product for [Khoảng thời gian], I noticed several problems. Firstly, [Vấn đề 1]. Secondly, [Vấn đề 2]. Finally, [Vấn đề 3].
- Đính kèm bằng chứng (nếu có):
I have attached photos and videos as evidence of the issue.
- Nêu rõ mong muốn của bạn (hoàn tiền, đổi trả, sửa chữa,…):
Therefore, I would like to request a full refund for the faulty product.
3. Phần Kết Thư (Closing)
- Bày tỏ hy vọng nhận được phản hồi sớm:
I look forward to your prompt response and a satisfactory resolution to this matter.
- Cung cấp thông tin liên lạc:
You can reach me at [Email] or [Số điện thoại].
- Lời cảm ơn và chữ ký:
Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tham Khảo Một Số Mẫu Thư Phàn Nàn Tiếng Anh Thông Dụng
1. Mẫu Thư Phàn Nàn Chất Lượng Quần Áo
Mẫu thư phàn nàn chất lượng phục vụ
Dear [Tên cửa hàng],
I am writing to express my disappointment with a recent purchase I made at your store on [Ngày mua]. I purchased a [Loại quần áo] ([Mã sản phẩm]) and was extremely disappointed to find that [Mô tả lỗi của sản phẩm].
I have attached photos of the [Lỗi sản phẩm] for your reference. I would appreciate it if you could provide me with a full refund or exchange the damaged item for a new one.
Thank you for your time and attention to this matter.
Sincerely,
[Tên bạn]
2. Mẫu Thư Phàn Nàn Sản Phẩm Mua Hàng Trực Tuyến
mẫu thư phàn nàn tiếng Anh mua hàng trực tuyến
Dear [Tên người bán],
I am writing to complain about a [Tên sản phẩm] that I recently purchased from your online store ([Địa chỉ website]). My order number is [Mã đơn hàng].
The product arrived on [Ngày nhận hàng], but unfortunately, it is not as described on the website. [Mô tả chi tiết lỗi sai].
I have attached photos and videos as evidence. I would like to request a full refund, including shipping costs.
I look forward to your reply and a resolution to this matter.
Sincerely,
[Tên bạn]
Lời Kết
Viết một lá thư phàn nàn tiếng Anh hiệu quả không khó như bạn nghĩ, phải không nào? Hãy nhớ thu thập đầy đủ chứng cứ, trình bày vấn đề rõ ràng và giữ thái độ lịch sự, chắc chắn bạn sẽ nhận được phản hồi tích cực từ nhà cung cấp.