Trong thời đại toàn cầu hóa, việc giao tiếp bằng tiếng Anh ngày càng trở nên phổ biến. Và đôi khi, bạn cần phải viết một lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh để bày tỏ sự không hài lòng về một sản phẩm, dịch vụ nào đó. Vậy làm thế nào để viết một lá thư phàn nàn hiệu quả và lịch sự? Hãy cùng VISCO tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Tại Sao Phải Viết Thư Phàn Nàn?
Nhiều người thường ngại viết thư phàn nàn vì sợ mất thời gian hoặc e ngại. Tuy nhiên, viết thư phàn nàn mang lại nhiều lợi ích hơn bạn nghĩ:
- Bảo vệ quyền lợi: Giúp bạn lên tiếng khi quyền lợi bị xâm phạm, ví dụ như sản phẩm bị lỗi, dịch vụ kém chất lượng.
- Giải quyết vấn đề: Trình bày vấn đề rõ ràng, trực tiếp đến nhà cung cấp để tìm kiếm giải pháp.
- Nâng cao chất lượng: Phản hồi của bạn giúp doanh nghiệp nhận biết và cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Bố Cục Chuẩn Của Một Lá Thư Phàn Nàn Tiếng Anh
Một lá thư phàn nàn hiệu quả cần tuân thủ bố cục rõ ràng, mạch lạc. Hãy tham khảo cấu trúc 3 phần sau đây:
1. Phần Mở Đầu (Opening)
- Lời chào: Sử dụng cách xưng hô lịch sự như “Dear [Tên người nhận],”
- Giới thiệu bản thân: Nêu rõ bạn là ai và mục đích viết thư. Ví dụ: “I am writing to express my dissatisfaction with…” (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng về…).
- Cung cấp thông tin: Liệt kê thông tin liên quan đến sản phẩm/dịch vụ như mã đơn hàng, ngày mua, tên nhân viên phục vụ,…
2. Phần Nội Dung (Body)
- Mô tả vấn đề: Trình bày chi tiết vấn đề bạn gặp phải, tránh lan man, dài dòng.
- Cung cấp bằng chứng: Đính kèm ảnh chụp, video hoặc các tài liệu liên quan để tăng tính thuyết phục.
- Nêu mong muốn: Đề xuất giải pháp mong muốn như hoàn tiền, đổi trả sản phẩm, cải thiện dịch vụ,…
3. Phần Kết Thư (Closing)
- Lời cảm ơn: “Thank you for your time and consideration.” (Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét).
- Thông tin liên lạc: Cung cấp email, số điện thoại để được liên hệ khi cần.
- Lời chào kết thúc: “Sincerely,” hoặc “Best regards,”
Mẫu Thư Phàn Nàn Tiếng Anh Thông Dụng
Để giúp bạn hình dung rõ hơn về cách viết thư phàn nàn, VISCO xin gửi đến bạn một số mẫu thư phổ biến:
1. Mẫu Thư Phàn Nàn Về Chất Lượng Nhà Hàng
Mẫu thư phàn nàn chất lượng phục vụ
2. Mẫu Thư Phàn Nàn Về Sản Phẩm Mua Online
mẫu thư phàn nàn tiếng Anh mua hàng trực tuyến
Lưu Ý Khi Viết Thư Phàn Nàn
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng, tránh dùng từ ngữ thô tục, xúc phạm.
- Tr trình bày rõ ràng, súc tích, dễ hiểu, tập trung vào vấn đề chính.
- Kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi.
Kết Luận
Viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh là kỹ năng cần thiết trong thời đại ngày nay. VISCO hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích để tự tin viết một lá thư phàn nàn hiệu quả, bảo vệ quyền lợi chính đáng của bản thân.