Bạn vừa nhận được email mời phỏng vấn và đang lo lắng không biết phản hồi sao cho chuyên nghiệp? Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh “chuẩn không cần chỉnh”, giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ lần liên lạc đầu tiên.
Tại sao cần phải trả lời email phỏng vấn?
Việc phản hồi email phỏng vấn cho thấy bạn là người chuyên nghiệp, lịch sự và trân trọng cơ hội nghề nghiệp. Bên cạnh đó, email xác nhận cũng giúp bạn:
- Xác nhận lại thông tin: Đảm bảo bạn và nhà tuyển dụng có cùng hiểu về thời gian, địa điểm và các yêu cầu khác của buổi phỏng vấn.
- Thể hiện sự chủ động: Cho thấy bạn sẵn sàng và hào hứng với cơ hội nghề nghiệp này.
- Tạo ấn tượng tốt: Một email súc tích, lịch sự và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn “ghi điểm” với nhà tuyển dụng ngay từ đầu.
Hướng dẫn viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh
1. Tiêu đề Email: Ngắn gọn và rõ ràng
Tiêu đề email nên ngắn gọn, dễ hiểu và cho nhà tuyển dụng biết ngay nội dung email. Nên sử dụng cấu trúc sau:
[Vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn] – Interview Confirmation
Ví dụ: Marketing Assistant – Nguyen Van A – Interview Confirmation
2. Lời chào: Lịch sự và trang trọng
Hãy sử dụng lời chào trang trọng và lịch sự. Nếu email mời phỏng vấn đề cập đến tên người liên hệ, hãy sử dụng tên đó trong lời chào. Ví dụ:
- Dear Mr./Ms. [Tên người liên hệ],
- Dear [Tên người liên hệ],
Nếu bạn không biết tên người liên hệ, có thể sử dụng:
- Dear Hiring Manager,
- To whom it may concern,
3. Bày tỏ lòng cảm ơn: Chân thành và ngắn gọn
Hãy bắt đầu email bằng lời cảm ơn chân thành vì đã được mời tham dự phỏng vấn. Ví dụ:
- Thank you for giving me the opportunity to interview for the [Vị trí ứng tuyển] position.
- I appreciate you taking the time to consider my application for the [Vị trí ứng tuyển] role.
4. Xác nhận thông tin phỏng vấn: Rõ ràng và chính xác
Hãy xác nhận lại thông tin về buổi phỏng vấn, bao gồm:
- Vị trí ứng tuyển
- Thời gian phỏng vấn
- Địa điểm phỏng vấn
Ví dụ:
- I am writing to confirm my attendance for the interview scheduled on [Ngày] at [Giờ] at [Địa điểm].
- This email is to confirm my interview for the [Vị trí ứng tuyển] position on [Ngày] at [Giờ]. I am available to meet at your office located at [Địa điểm].
Cách trả lời email xác nhận thông tin phỏng vấn bằng tiếng Anh
5. Đặt câu hỏi (nếu cần): Tự tin và lịch sự
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về buổi phỏng vấn, hãy nêu rõ trong email một cách lịch sự. Ví dụ:
- Please let me know if there is anything else I need to bring to the interview.
- I would appreciate it if you could provide me with the name and contact information of the interviewer.
6. Kết thúc email: Chuyên nghiệp và lịch sự
Hãy kết thúc email bằng một lời cảm ơn và bày tỏ sự mong đợi được gặp nhà tuyển dụng. Sử dụng một số cụm từ như:
- I look forward to meeting you and discussing this opportunity further.
- Thank you for your time and consideration.
Ký tên bằng tên đầy đủ của bạn. Ví dụ:
Sincerely,
[Tên đầy đủ của bạn]
7. Kiểm tra kỹ lưỡng: Tránh lỗi chính tả và ngữ pháp
Trước khi gửi email, hãy dành thời gian đọc lại cẩn thận để chắc chắn không có lỗi chính tả hay ngữ pháp.
Một số lưu ý quan trọng
- Trả lời email sớm: Hãy phản hồi email mời phỏng vấn trong vòng 24 giờ để thể hiện sự chuyên nghiệp.
- Giữ email ngắn gọn: Email xác nhận phỏng vấn chỉ nên dài tối đa một trang.
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: Tránh sử dụng tiếng lóng, biệt ngữ hay từ ngữ quá trang trọng.
- Đính kèm CV: Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu, hãy đính kèm bản CV cập nhật nhất của bạn.
reply to interview email in English – confirm interview schedule
Mẫu email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh
Dưới đây là một số mẫu email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo:
Mẫu 1: Xác nhận thông tin phỏng vấn cơ bản
Subject: [Vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn] – Interview Confirmation
Dear [Tên người liên hệ],
Thank you for inviting me to interview for the [Vị trí ứng tuyển] position. I am writing to confirm my attendance on [Ngày] at [Giờ] at [Địa điểm].
I look forward to meeting you and learning more about this opportunity.
Sincerely,
[Tên đầy đủ của bạn]Mẫu 2: Xác nhận phỏng vấn và đặt câu hỏi
Subject: [Vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn] – Interview Confirmation
Dear [Tên người liên hệ],
Thank you for giving me the opportunity to interview for the [Vị trí ứng tuyển] position. I am available to meet on [Ngày] at [Giờ] at your office located at [Địa điểm].
Could you please let me know if there is anything specific I need to bring to the interview?
Thank you for your time and I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
[Tên đầy đủ của bạn]Mẫu 3: Xác nhận phỏng vấn và đề nghị thay đổi lịch hẹn
Subject: [Vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn] – Interview Confirmation
Dear [Tên người liên hệ],
Thank you for inviting me to interview for the [Vị trí ứng tuyển] position. I am very interested in the opportunity, however, I am unavailable on [Ngày] at [Giờ] due to a prior commitment.
Would it be possible to reschedule the interview for [Ngày] at [Giờ]? Please let me know if this time works for you.
Thank you for your understanding and flexibility.
Sincerely,
[Tên đầy đủ của bạn]
Mẫu thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh
Kết luận
Viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là bước đầu tiên giúp bạn gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Hãy sử dụng những lời khuyên và mẫu email trong bài viết này để tạo nên một email ấn tượng và tự tin bước vào buổi phỏng vấn. Chúc bạn thành công!