Đừng lo lắng! VISCO sẽ chia sẻ cho bạn 10 mẫu thư từ chối phỏng vấn lịch sự nhất, cùng những kinh nghiệm “bỏ túi” giúp bạn từ chối phỏng vấn “được lòng” nhà tuyển dụng.
Thư từ chối phỏng vấn là gì? Tại sao cần phải viết thư từ chối phỏng vấn?
Thư từ chối phỏng vấn (hay còn gọi là email từ chối phỏng vấn) là một văn bản mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng nhằm từ chối lời mời và hủy bỏ lịch phỏng vấn do nhà tuyển dụng đã sắp xếp.
Nhiều ứng viên e ngại việc viết thư từ chối phỏng vấn vì cảm thấy ngại ngùng. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng: Thư từ chối phỏng vấn là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và văn minh trong môi trường công sở.
Thư từ chối phỏng vấn là gì?
Thư từ chối phỏng vấn là gì?
Việc bạn chủ động thông báo cho nhà tuyển dụng biết rằng mình không thể tham gia phỏng vấn sẽ giúp họ:
- Tiết kiệm thời gian, công sức: Nhà tuyển dụng sẽ không phải chờ đợi bạn trong vô vọng hay sắp xếp lịch phỏng vấn lại từ đầu.
- Có cái nhìn tích cực về bạn: Hành động này cho thấy bạn là người ứng xử chuyên nghiệp, biết tôn trọng thời gian của người khác.
- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp: Bạn sẽ để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai.
Khi nào bạn nên viết thư từ chối phỏng vấn?
Có rất nhiều lý do chính đáng để bạn từ chối lời mời phỏng vấn. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:
- Bạn đã nhận được lời mời làm việc phù hợp hơn tại một công ty khác.
- Cuộc sống cá nhân của bạn thay đổi đột ngột, không cho phép bạn tiếp tục tìm việc.
- Bạn nhận ra công việc, văn hóa công ty không phù hợp với bản thân sau khi tìm hiểu kỹ hơn.
- Bạn nhận thấy công ty tuyển dụng đang gặp khó khăn về tài chính.
- Bạn cảm thấy môi trường làm việc tại công ty đó không lành mạnh sau khi tham khảo review từ các nhân viên cũ.
- Bạn không còn hứng thú với công việc sau khi trải qua một vài vòng phỏng vấn đầu tiên.
Từ chối phỏng vấn khi không cảm thấy phù hợp với công việc hoặc môi trường làm việc tại đó
Từ chối phỏng vấn khi không cảm thấy phù hợp với công việc hoặc môi trường làm việc tại đó
Hướng dẫn viết email từ chối phỏng vấn lịch sự và chuyên nghiệp
Nên từ chối phỏng vấn qua kênh nào?
Bạn có thể lựa chọn một trong hai cách sau để thông báo cho nhà tuyển dụng:
- Gọi điện thoại: Cách này giúp bạn truyền đạt thông tin nhanh chóng, thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng.
- Gửi email: Cách này cho phép bạn diễn đạt rõ ràng, chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.
Tuy nhiên, dù lựa chọn cách nào, bạn cũng nên thể hiện sự lịch sự, chuyên nghiệp và bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ và gửi lời mời phỏng vấn cho bạn.
Những nội dung cần có trong thư từ chối phỏng vấn
Dù là email hay cuộc gọi, bạn cần đảm bảo truyền tải đầy đủ các nội dung sau:
- Lời chào và lời cảm ơn: Bắt đầu email/cuộc gọi bằng lời chào lịch sự và gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ và gửi lời mời phỏng vấn.
- Thông báo không thể tham gia phỏng vấn: Hãy nêu rõ ràng và ngắn gọn rằng bạn không thể tham gia buổi phỏng vấn.
- Lý do từ chối (không bắt buộc): Bạn có thể đưa ra lý do từ chối (không bắt buộc). Tuy nhiên, bạn nên diễn đạt một cách chung chung, tránh đưa ra những thông tin quá nhạy cảm.
- Lời chúc tốt đẹp: Kết thúc bằng một lời chúc tốt đẹp, hy vọng công ty sớm tìm được ứng viên phù hợp.
- Chữ ký: Ký tên đầy đủ và để lại thông tin liên lạc của bạn.
Mẹo từ chối phỏng vấn “ghi điểm” với nhà tuyển dụng
- Phản hồi nhanh chóng: Hãy thông báo cho nhà tuyển dụng ngay khi bạn chắc chắn quyết định của mình.
- Giữ thái độ tích cực: Hãy luôn thể hiện sự vui vẻ, tích cực trong giao tiếp.
- Lắng nghe nhà tuyển dụng: Trong trường hợp từ chối qua điện thoại, bạn hãy kiên nhẫn lắng nghe những gì nhà tuyển dụng muốn truyền đạt.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Hãy sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và đúng mực.
- Không đi quá chi tiết: Bạn không cần phải giải thích quá dài dòng về lý do từ chối.
- Giới thiệu ứng viên khác (nếu có): Nếu biết ai đó phù hợp với vị trí tuyển dụng, bạn có thể gợi ý cho nhà tuyển dụng.
Giữ thái độ vui vẻ, tích cực khi từ chối phỏng vấn qua điện thoại
Giữ thái độ vui vẻ, tích cực khi từ chối phỏng vấn qua điện thoại
10+ Mẫu thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh và tiếng Việt
Mẫu 1: Từ chối vì không phù hợp
Tiếng Anh
Dear Mr/Ms. [Tên nhà tuyển dụng],
I am writing to express my sincere gratitude for offering me the opportunity to interview for the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty]. I appreciate you taking the time to review my application and share more details about this exciting opportunity.
After careful consideration, I have decided to withdraw my application as I believe my qualifications and career goals are not the best fit for this particular role at this time.
Thank you again for your time and consideration. I wish you all the best in your search for a qualified candidate.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi xin chân thành cảm ơn Anh/Chị và công ty [Tên công ty] đã dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển và trao cho tôi cơ hội phỏng vấn vị trí [Vị trí ứng tuyển].
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi nhận thấy kinh nghiệm và định hướng nghề nghiệp của mình chưa thực sự phù hợp với yêu cầu của vị trí này tại thời điểm hiện tại. Vì vậy, tôi rất tiếc phải thông báo quyết định rút lui khỏi quá trình ứng tuyển.
Một lần nữa, xin cảm ơn Anh/Chị và công ty [Tên công ty]. Chúc Anh/Chị sớm tìm được ứng viên phù hợp.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 2: Từ chối vì đã nhận được lời mời từ công ty khác
Tiếng Anh
Dear Mr/Ms. [Tên nhà tuyển dụng],
Thank you so much for offering me the opportunity to interview for the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty].
While I was very excited to learn more about this opportunity, I have recently accepted another offer that aligns more closely with my current career goals. Therefore, I will not be able to move forward with the interview process.
I sincerely appreciate your time and consideration.
Best regards,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Xin cảm ơn Anh/Chị và công ty [Tên công ty] rất nhiều vì đã tạo cơ hội cho tôi được tham gia phỏng vấn vị trí [Vị trí ứng tuyển].
Mặc dù rất hào hứng với cơ hội này, nhưng tôi đã nhận lời mời làm việc cho một vị trí phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp hiện tại. Vì vậy, tôi rất tiếc không thể tiếp tục tham gia phỏng vấn.
Một lần nữa, xin cảm ơn Anh/Chị và công ty [Tên công ty] rất nhiều.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 3: Từ chối phỏng vấn vào phút chót
Tiếng Anh
Dear Mr/Ms. [Tên nhà tuyển dụng],
Thank you for scheduling an interview for the [Vị trí ứng tuyển] position. I was very much looking forward to meeting with you on [Ngày] at [Giờ].
Unfortunately, due to an unforeseen and urgent situation, I need to cancel our meeting. I understand that this is very last minute and sincerely apologize for any inconvenience this may cause.
Thank you for your understanding.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn Anh/Chị đã sắp xếp lịch phỏng vấn cho tôi vào vị trí [Vị trí ứng tuyển]. Tôi đã rất mong được gặp Anh/Chị vào lúc [Giờ], ngày [Ngày].
Tuy nhiên, vì một sự cố đột xuất, tôi rất tiếc phải hủy bỏ cuộc hẹn này. Tôi biết thông báo này là rất gấp và thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này.
Xin cảm ơn Anh/Chị vì sự thông cảm.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 4: Từ chối và giới thiệu ứng viên khác
Tiếng Anh
Dear Mr/Ms. [Tên nhà tuyển dụng],
Thank you so much for giving me the opportunity to interview for the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty]. I truly appreciate your time.
Unfortunately, I have decided not to move forward with the interview process for personal reasons.
I would, however, like to recommend [Tên ứng viên] for this position. [Tên ứng viên] has [Số năm] years of experience in the [Ngành nghề] industry and I believe [Anh ấy/Cô ấy] would be a great fit for your team.
Thank you again for your time and consideration. I wish you all the best in finding a qualified candidate.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Xin chân thành cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian cho tôi trong buổi phỏng vấn vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty].
Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân, tôi quyết định không tiếp tục tham gia vào quá trình phỏng vấn này.
Tôi muốn giới thiệu [Tên ứng viên] cho vị trí này. [Tên ứng viên] có [Số năm] kinh nghiệm trong lĩnh vực [Ngành nghề] và tôi tin rằng [Anh ấy/Cô ấy] sẽ là một thành viên tuyệt vời cho công ty.
Một lần nữa, xin cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian và sự quan tâm cho tôi. Chúc Anh/Chị sớm tìm được ứng viên phù hợp.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 5: Từ chối sau khi đã tham gia phỏng vấn vòng 1
Tiếng Anh
Dear Mr/Ms. [Tên nhà tuyển dụng],
Thank you so much for taking the time to speak with me yesterday about the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty]. I enjoyed learning more about the role and [Tên công ty].
After careful consideration, I have decided to withdraw my application as I don’t believe it’s the right fit for me at this time.
Thank you again for your time and consideration. I wish you all the best in your search for a qualified candidate.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã dành thời gian trao đổi với tôi về vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty]. Tôi rất vui khi được tìm hiểu thêm về công việc và công ty.
Sau khi cân nhắc kỹ, tôi nhận thấy vị trí này không phù hợp với bản thân ở thời điểm hiện tại. Vì vậy, tôi quyết định rút đơn ứng tuyển.
Cảm ơn Anh/Chị một lần nữa vì thời gian và sự quan tâm của Anh/Chị. Chúc Anh/Chị sớm tìm được ứng viên phù hợp.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 6: Từ chối phỏng vấn vì lý do cá nhân
Tiếng Anh
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
I am writing to thank you for considering me for the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty] and for inviting me to an interview.
However, due to personal reasons, I will not be able to attend the interview and must withdraw my application at this time.
Thank you again for your time and consideration.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi xin chân thành cảm ơn Anh/Chị và công ty [Tên công ty] vì đã xem xét hồ sơ của tôi và gửi lời mời phỏng vấn cho vị trí [Vị trí ứng tuyển].
Tuy nhiên, vì lý do cá nhân, tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn và xin phép rút đơn ứng tuyển.
Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian và sự quan tâm cho tôi.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 7: Từ chối vì thay đổi kế hoạch công việc
Tiếng Anh
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
Thank you very much for giving me the opportunity to interview for the position of [Vị trí ứng tuyển] at [Tên công ty]. However, since submitting my application, my professional plans have changed, and I am no longer available for this position.
I hope that we will have the opportunity to connect in the future.
Thank you for your time.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã cho tôi cơ hội được phỏng vấn vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty]. Tuy nhiên, kế hoạch công việc của tôi đã có sự thay đổi so với thời điểm nộp đơn ứng tuyển, do đó, tôi không thể tiếp tục ứng tuyển vị trí này.
Rất mong chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.
Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 8: Từ chối vì bận việc đột xuất
Tiếng Anh
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
Thank you so much for inviting me to interview for the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty]. I was very interested to learn more about this opportunity.
Unfortunately, due to an unforeseen conflict, I am no longer available for an interview on [Ngày phỏng vấn]. I sincerely apologize for any inconvenience this may cause.
Thank you for your understanding.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã mời tôi phỏng vấn vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty]. Tôi đã rất vui và hào hứng với cơ hội này.
Tuy nhiên, do một sự xung đột đột xuất, tôi không thể tham gia phỏng vấn vào ngày [Ngày phỏng vấn]. Tôi chân thành xin lỗi vì sự bất tiện này.
Cảm ơn sự thông cảm của Anh/Chị.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 9: Từ chối vì chuyển chỗ ở
Tiếng Anh
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
Thank you so much for considering me for the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty]. I enjoyed learning more about the role and your company.
Since applying for this position, my family has made the decision to relocate to another city, so I am no longer able to pursue this opportunity.
Thank you again for your time and consideration. I hope to stay connected and wish you all the best in your search for a qualified candidate.
Best regards,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã xem xét hồ sơ của tôi cho vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty]. Tôi rất vui khi được tìm hiểu thêm về công việc và công ty của Anh/Chị.
Tuy nhiên, sau khi nộp đơn ứng tuyển, gia đình tôi đã quyết định chuyển đến một thành phố khác sinh sống nên tôi không thể tiếp tục theo đuổi cơ hội này.
Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn Anh/Chị vì đã dành thời gian và sự quan tâm cho tôi. Tôi hy vọng sẽ được kết nối với Anh/Chị trong tương lai và chúc Anh/Chị sớm tìm được ứng viên phù hợp.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 10: Từ chối vì lịch trình cá nhân thay đổi
Tiếng Anh
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
Thank you so much for inviting me to interview for the [Vị trí ứng tuyển] position.
Unfortunately, due to a recent change in my personal schedule, I am no longer available during the timeframes provided and must withdraw my application.
Thank you again for your time and I apologize for any inconvenience this may cause.
Best regards,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Vị trí ứng tuyển].
Tuy nhiên, vì lịch trình cá nhân của tôi có thay đổi đột xuất, tôi không thể sắp xếp thời gian tham gia phỏng vấn theo lịch đã định. Do đó, tôi xin phép rút lại đơn ứng tuyển.
Một lần nữa, cảm ơn Anh/Chị vì đã dành thời gian cho tôi. Tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 11: Từ chối vì lý do sức khỏe
Tiếng Anh
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
Thank you so much for offering me an interview for the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty].
I appreciate you taking the time to consider me for this role. Unfortunately, I will have to decline your offer to interview due to a health issue that prevents me from proceeding with the interview process at this time.
I hope that in the future, should a similar role become available, you will consider me again.
Thank you for your understanding and wishing you all the best with the recruitment.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã dành cho tôi cơ hội được phỏng vấn vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty].
Tôi rất cảm kích Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tuy nhiên, tôi rất tiếc phải từ chối lời đề nghị phỏng vấn của Anh/Chị bởi vì hiện tại tôi đang gặp vấn đề về sức khỏe, không cho phép tôi tiếp tục quá trình phỏng vấn.
Tôi hy vọng trong tương lai, nếu có vị trí tương tự, Anh/Chị sẽ tiếp tục xem xét hồ sơ của tôi.
Cảm ơn Anh/Chị vì sự thông cảm. Chúc Anh/Chị một mùa tuyển dụng thành công.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 12: Từ chối vì chưa có ý định tham gia phỏng vấn vào thời gian này
Tiếng Anh
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
I am writing to thank you for considering me for the [Vị trí ứng tuyển] position and for inviting me to an interview.
While I am honored to be considered, I am not currently available for an interview. Thank you for taking the time to contact me and I hope that you find a perfect candidate for this position.
Best regards,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Anh/Chị vì đã xem xét hồ sơ của tôi cho vị trí [Vị trí ứng tuyển] và mời tôi tham dự buổi phỏng vấn.
Mặc dù rất vinh dự khi được xem xét, nhưng hiện tại, tôi chưa thể sắp xếp tham gia buổi phỏng vấn. Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian liên hệ với tôi và chúc Anh/Chị sớm tìm được ứng viên phù hợp nhất cho vị trí này.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 13: Từ chối vì không có nhu cầu cho vị trí được phỏng vấn
Tiếng Anh
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
I hope this email finds you well. I am writing in regards to the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty].
Thank you so much for offering me the opportunity to interview for this position. After further consideration, I have decided this opportunity is not the right fit for me at this time.
Thank you again for your time and consideration.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi hy vọng email này đến được với Anh/Chị trong trạng thái tốt nhất. Tôi viết thư này liên quan đến vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty].
Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã cho tôi cơ hội được phỏng vấn vị trí này. Sau khi xem xét kỹ lưỡng, tôi nhận thấy cơ hội này không phù hợp với tôi vào lúc này.
Cảm ơn Anh/Chị một lần nữa vì đã dành thời gian và sự quan tâm cho tôi.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 14: Từ chối sau khi đã nhận lời
Tiếng Anh
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
I hope this email finds you well. Thank you for giving me the opportunity to interview for the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty]. I know this is extremely late, but I wanted to let you know that I will no longer be able to make the scheduled interview.
I apologize for any inconvenience this may cause. I wish you the best of luck in finding a qualified candidate for this position.
Thank you again for your time.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tiếng Việt
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi hy vọng email này đến được với Anh/Chị trong trạng thái tốt nhất. Cảm ơn Anh/Chị đã cho tôi cơ hội được phỏng vấn vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty]. Tôi biết đã quá muộn, nhưng tôi muốn thông báo với Anh/Chị rằng tôi sẽ không thể tham gia buổi phỏng vấn như đã định.
Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này. Chúc Anh/Chị may mắn tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này.
Cảm ơn Anh/Chị một lần nữa vì đã dành thời gian cho tôi.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ chi tiết về cách từ chối lời mời phỏng vấn một cách lịch sự, chuyên nghiệp. Bên cạnh đó là 14 mẫu thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh và tiếng Việt mà bạn có thể tham khảo. VISCO hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong quá trình tìm kiếm việc làm và gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
10 mẫu thư từ chối phỏng vấn Anh – Việt
10 mẫu thư từ chối phỏng vấn Anh – Việt