Bạn đang loay hoay tìm cách diễn đạt ý muốn của mình một cách lịch sự và chuyên nghiệp trong email bằng tiếng Anh? Đừng lo lắng! Viết một bức thư formal (trang trọng) hoàn hảo không hề khó như bạn nghĩ.
Bài viết này sẽ trang bị cho bạn những “bí kíp” hữu ích để tạo nên một lá thư tiếng Anh ghi điểm tuyệt đối trong mắt người đọc. Hãy cùng VISCO khám phá nhé!
Giải mã cấu trúc “thần thánh” của một bức thư formal
Cũng giống như ngôi nhà cần có nền móng vững chắc, một bức thư formal cũng cần tuân theo cấu trúc chuẩn mực 3 phần: Beginning (Mở đầu), Body (Nội dung chính) và Ending (Kết thúc).
Cách viết thư formal bằng tiếng Anh – Anh ngữ EduPath
Hình ảnh minh họa cấu trúc một bức thư formal
Phần 1: “Mở khóa” ấn tượng đầu tiên với phần Beginning
Phần mở đầu đóng vai trò như lời chào đầu tiên, thể hiện sự tôn trọng và lịch sự đối với người nhận. Hãy lựa chọn cách chào hỏi phù hợp với từng trường hợp cụ thể:
-
Khi biết rõ họ tên người nhận:
Dear Mr./Ms. + Họ
Ví dụ: Dear Mr. Harvey, Dear Mrs. Smith,…
-
Khi không biết rõ giới tính người nhận:
Dear Sir/Madam
-
Khi gửi thư cho một tổ chức/đơn vị:
To whom it may concern
Phần 2: Truyền tải thông điệp hiệu quả với phần Body
Sau lời chào, hãy đi thẳng vào mục đích chính của bức thư. Dưới đây là một số cách diễn đạt thông dụng:
-
Nêu lý do viết thư:
I am writing to … (tell about … / let you know about …)
I would like to … (tell/send/let …)
I am writing regarding/as regards/with regards to/in regards to…(+Noun)
I am writing on behalf of …(+Noun)
Ví dụ: I am writing to ask for further information about your products.
-
Đưa ra yêu cầu/đề nghị:
I would be grateful if …
I wonder if you could …
Could you please …?
Could you tell me something about …?
I would particularly like to know …
I would be interested in having more details about …
Could you please help me …(inform the student of the final exam…), please?
I would like to ask for your help …
Ví dụ: Could you please let me know if you can arrange time to attend our anniversary party on the 6th?
-
Thông báo tin tốt/tin xấu:
-
Tin tốt:
I am pleased to announce that …
You will be pleased to learn that …
-
Tin xấu:
I regret to … (tell/inform …)
I am (very) sorry about/for …
I would like to apologize for …
I am afraid it would not be possible that …
Ví dụ: We regret to inform you that the show has been canceled due to the heavy rain.
-
-
Trao đổi, hỏi thêm thông tin:
As you started in your letter, …
Regarding …
Concerning …
With regards to …
As you told me,…
As you mentioned in the previous one,…
As I know what you wrote me,…
Ví dụ: As you mentioned in the previous email, we will have a meeting on Monday.
-
Đưa ra lời phàn nàn:
I am writing to complain about …
You said … but in fact what happened …
I am writing to place a complaint against ……
Ví dụ: I am writing to express my dissatisfaction with your staff.
Phần 3: Kết thúc ấn tượng với phần Ending
Kết thúc thư là cơ hội để bạn để lại ấn tượng tốt đẹp cuối cùng. Hãy sử dụng những mẫu câu sau:
-
Mời người đọc liên hệ lại:
If you require any further information, please do not hesitate/feel free to contact me.
I look forward to hearing from you.
Please contact me if you have any further questions.
I am very happy to get your feedback.
It is very kind of you if you drop me a line back.
Ví dụ: If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know and we will give you the answer as soon as possible.
-
Kết thúc thư:
(Nếu bắt đầu bằng Dear + Họ): Yours sincerely,
(Nếu bắt đầu bằng Dear Sir/Madam): Yours faithfully,
Best Regards,
Best Wishes,
Regards,
All the best!
Continues success,
Sincerely yours,
Sincerely,
Bye for now,
Talk to you later,
Talk to you soon,
Take care,
Have a nice/good/great/wonderful day!
Have a nice/good/great/wonderful weekend!
Have a good one!
“Bỏ túi” những tiêu chuẩn vàng của một bức thư formal
Để lá thư của bạn thực sự chuyên nghiệp, hãy ghi nhớ những tiêu chuẩn sau:
-
Ngôn ngữ trang trọng:
- Không viết tắt (ví dụ: I’ll, I’ve, I don’t,…).
- Không dùng từ lóng, tiếng lóng internet hay từ ngữ quá thân mật (ví dụ: wanna, gonna, kid, dad, mate,…).
- Hạn chế dùng từ cảm thán (ví dụ: great, awesome, terrible,…).
- Không dùng emoji.
-
Ngữ pháp chuẩn xác:
- Sử dụng ngữ pháp chuẩn mực, tránh lỗi sai ngữ pháp cơ bản.
- Dùng đúng thì, thể của động từ.
- Chú ý đến cách sử dụng dấu câu.
-
Cấu trúc rõ ràng:
- Chia đoạn văn rõ ràng, mạch lạc.
- Sử dụng các từ nối để liên kết các ý trong câu và đoạn văn.
-
Nội dung súc tích:
- Tránh lan man, dài dòng.
- Đi thẳng vào vấn đề chính.
- Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh dùng từ ngữ chuyên ngành phức tạp.
-
Kiểm tra kỹ lưỡng:
- Luôn đọc lại thư trước khi gửi để đảm bảo không còn lỗi chính tả, ngữ pháp hay diễn đạt.
Cách viết thư formal bằng tiếng Anh – Anh ngữ EduPath
Hình ảnh minh họa một bức thư formal
Ví dụ minh họa
Để bạn dễ hình dung hơn, dưới đây là một ví dụ về bức thư formal:
Dear Ms. Anne,
I am writing to let you know about our refund procedures.
Firstly, I would like to apologize for any inconvenience that you have experienced while using our products and services.
As you stated in your letter, your couple rings do not fit you and your partner. Please follow the instructions below to complete your return. Kindly note that your products can only be refunded for the same price you paid when originally making your purchase.
In the event that you would like to receive different products, or have the products you ordered exchanged for a different size, you are most welcome to place a new order on our website at your own convenience to ensure you are receiving the desired items as quickly as possible.
As a customer, you have the right to return your goods within 30 days of your receipt and get a full refund. Please note that the goods you have returned to us must be exactly the same as when you received them, brand new and unused.
Please find the attachment for the return guidelines. Once you have processed the return shipment, please provide us with the Waybill Number so we can also track its movement.
Our Returns Team will then contact you after we have processed your refund.
Should you have other questions, please let us know so we can assist you further.
Thank you for your cooperation and we hope you have a great day!
Best regards,
Liza
Lời kết
VISCO hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích về cách viết thư formal bằng tiếng Anh. Hãy luyện tập thường xuyên để nâng cao kỹ năng viết của mình nhé!