Trong thời đại kinh doanh quốc tế như hiện nay, việc giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Anh là yếu tố không thể thiếu, đặc biệt là trong hoạt động bán hàng. Một trong những công cụ đắc lực giúp bạn tiếp cận và thuyết phục khách hàng tiềm năng chính là thư chào hàng bằng tiếng Anh. Vậy làm thế nào để viết một email chào hàng ấn tượng, chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả cao? Hãy cùng VISCO khám phá bí quyết qua bài viết dưới đây nhé!
Email/ Thư Chào Hàng Là Gì?
Trước khi đi vào chi tiết cách viết, chúng ta cần hiểu rõ bản chất của email/ thư chào hàng. Đây là một phần không thể thiếu trong quy trình bán hàng trực tuyến, với mục đích giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ đến khách hàng tiềm năng, cung cấp thông tin chi tiết và hấp dẫn để thúc đẩy quyết định mua hàng.
Nói cách khác, thư chào hàng là cầu nối giữa bạn và khách hàng, là công cụ giúp bạn biến người đọc thành khách hàng tiềm năng và từ đó tăng doanh số bán hàng.
Bí Quyết Viết Thư Chào Hàng Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp
1. Headline – Thu Hút Khách Hàng Ngay Từ Cái Nhìn Đầu Tiên
Tiêu đề email là yếu tố tiên quyết quyết định khách hàng có mở email của bạn hay không. Hãy tưởng tượng, hòm thư của khách hàng mỗi ngày nhận được hàng tá email, nếu tiêu đề của bạn không đủ hấp dẫn, email sẽ nhanh chóng bị lãng quên.
Vậy tiêu đề thế nào là ấn tượng?
- Ngắn gọn, súc tích: Hãy đảm bảo tiêu đề email của bạn không quá dài, lý tưởng nhất là từ 33 đến 43 ký tự.
- Gợi mở, khơi gợi sự tò mò: Sử dụng những từ ngữ kích thích sự tò mò, thôi thúc người đọc muốn tìm hiểu thêm.
- Tránh các cụm từ quảng cáo “sáo rỗng”: Những cụm từ như “Best Promotion Ever” hay “Don’t Miss Out!” có thể khiến email của bạn bị liệt vào danh sách spam.
Một số mẫu tiêu đề email hiệu quả bạn có thể tham khảo:
- Ideas for…: Ý tưởng cho [nêu vấn đề khách hàng quan tâm]
- Question about…: Thắc mắc về [sự kiện nổi bật gần đây] hoặc [mục tiêu của khách hàng]
- Have you considered…?: Bạn đã từng nghĩ đến việc… [đưa ra đề xuất/ giải pháp]
2. Mở Đầu – Tạo Ấn Tượng Cá Nhân Hóa
Phần mở đầu email là cơ hội để bạn tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng. Một lời chào trang trọng, lịch sự kết hợp với sự gần gũi, thân thiện sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt người đọc.
Ba yếu tố cần đảm bảo trong phần mở đầu:
- Ngữ cảnh: Giải thích lý do bạn liên hệ với khách hàng một cách tự nhiên.
- Uy tín: Xây dựng niềm tin bằng cách khéo léo giới thiệu về bản thân/ doanh nghiệp.
- Chuyển đổi: Dẫn dắt tự nhiên vào nội dung quảng cáo sản phẩm/ dịch vụ.
Mẹo nhỏ: Hãy cá nhân hóa email bằng cách xưng hô tên riêng của khách hàng thay vì dùng những từ ngữ chung chung. Điều này giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp và tránh bị coi là spam.
Gợi ý một số cách mở đầu email hiệu quả:
- I wanted to reach out because I saw that… (Tôi muốn liên hệ vì tôi thấy rằng…)
- I loved your post on… (Tôi rất thích bài đăng của bạn trên…)
- Congratulations on… (Chúc mừng bạn về…)
3. Giới Thiệu Sản Phẩm/ Dịch Vụ – Nhấn Mạnh Lợi Ích Và Giải Pháp
Đây là phần quan trọng nhất của email chào hàng, nơi bạn giới thiệu chi tiết về sản phẩm/ dịch vụ của mình. Hãy tập trung vào những lợi ích, ưu điểm nổi bật và đặc biệt là cách sản phẩm/ dịch vụ của bạn có thể giải quyết vấn đề mà khách hàng đang gặp phải.
Ví dụ:
Thay vì chỉ đơn thuần giới thiệu về tính năng của sản phẩm, bạn có thể viết:
“I think our product can help your company solve some of the problems it is facing. Detail…” → “Tôi tin rằng sản phẩm của chúng tôi có thể giúp công ty bạn giải quyết một số vấn đề đang gặp phải. Cụ thể là…”
4. Call to Action – Lời Kêu Gọi Hành Động Rõ Ràng, Mạnh Mẽ
Lời kêu gọi hành động (Call to Action) là yếu tố không thể thiếu trong email chào hàng. Hãy cho khách hàng biết bạn mong muốn họ làm gì sau khi đọc email, ví dụ như truy cập website, đặt hàng ngay, đăng ký nhận tư vấn,…
Mẫu câu Call to Action hiệu quả:
- Place your order today. (Đặt hàng ngay hôm nay)
- Fill in the order form and buy one now. (Điền vào mẫu đơn đặt hàng và mua ngay)
- If you want more advice, please contact us via hotline or email for further information. (Nếu bạn muốn được tư vấn thêm, vui lòng liên hệ qua hotline hoặc email.)
Lưu ý:
- Lời kêu gọi hành động cần rõ ràng, ngắn gọn, tránh dùng từ ngữ mơ hồ.
- Chỉ nên tập trung vào một hành động chính mà bạn muốn khách hàng thực hiện.
5. Kết Thúc – Lời Cảm Ơn Và Chữ Ký Chuyên Nghiệp
Phần kết thúc email tuy ngắn gọn nhưng cũng góp phần tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách:
- Bày tỏ lòng biết ơn: Cảm ơn khách hàng đã dành thời gian đọc email.
- Thể hiện sự mong chờ phản hồi: Ví dụ: “ I am looking forward to receiving a reply from you.” (Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn).
- Sử dụng lời chào trang trọng: Sincerely, Regards, Warm regards,…
- Tạo chữ ký: Bao gồm thông tin liên lạc của bạn (tên, chức danh, số điện thoại, email, website,…)
Mẫu Thư Chào Hàng Bằng Tiếng Anh Ấn Tượng
Để bạn đọc có cái nhìn trực quan hơn, VISCO xin gửi đến bạn đọc mẫu thư chào hàng bằng tiếng Anh ấn tượng:
Subject: [Tên khách hàng] – [Giải pháp cho vấn đề của khách hàng]
Dear [Tên khách hàng],
I hope this email finds you well.
My name is [Tên của bạn] from [Tên công ty]. I’m reaching out to you today because I saw your post on [Nền tảng] about [Vấn đề của khách hàng].
[Tên công ty] specializes in [Lĩnh vực hoạt động] and we’ve helped numerous businesses like yours overcome similar challenges. Our [Sản phẩm/ dịch vụ] is designed to [Lợi ích chính].We believe our [Sản phẩm/ dịch vụ] can be the perfect solution for [Vấn đề của khách hàng].
Would you be interested in a quick call to discuss your specific needs and how we can help?
Please let me know your availability.
Thank you for your time and consideration.
Best regards,
[Tên của bạn]
[Chức danh]
[Tên công ty]
[Website]
Kết Luận
Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về cách viết email chào hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và thu hút. Hãy vận dụng những bí quyết mà VISCO chia sẻ để tạo ấn tượng với khách hàng tiềm năng và nâng cao hiệu quả bán hàng nhé!