Trong thời đại số hóa hiện nay, email đã trở thành một trong những phương tiện giao tiếp quan trọng bậc nhất trong kinh doanh. Đặc biệt, email báo giá (quotation email) đóng vai trò then chốt trong việc thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh số.
Tuy nhiên, viết một email báo giá bằng tiếng Anh sao cho chuyên nghiệp và hiệu quả lại là điều không hề dễ dàng, nhất là đối với những người chưa có nhiều kinh nghiệm. Hiểu được điều đó, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cẩm nang chi tiết về cách viết email báo giá bằng tiếng Anh “chuẩn không cần chỉnh”.
Cấu trúc của một email báo giá bằng tiếng Anh
Một email báo giá bằng tiếng Anh chuyên nghiệp thường bao gồm các phần chính sau:
1. Tiêu đề (Subject)
Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên thu hút sự chú ý của người nhận. Hãy viết tiêu đề ngắn gọn, súc tích, rõ ràng và chứa thông tin quan trọng như số báo giá, tên công ty và nội dung chính.
Ví dụ:
- Quotation for [Tên sản phẩm/dịch vụ] – [Tên công ty bạn]
- Re: Your Request for [Tên sản phẩm/dịch vụ] – Quotation Enclosed
- [Số báo giá] – [Tên sản phẩm/dịch vụ] – [Tên công ty bạn]
2. Lời chào và giới thiệu (Salutation and Introduction)
Hãy bắt đầu email bằng lời chào trang trọng và lịch sự, sau đó giới thiệu ngắn gọn về bản thân hoặc công ty của bạn.
Ví dụ:
- Dear [Tên khách hàng],
I hope this email finds you well.
My name is [Tên của bạn] and I am the [Chức vụ] at [Tên công ty].
3. Nêu lý do gửi email (Reason for Emailing)
Hãy nhắc lại yêu cầu báo giá của khách hàng một cách khéo léo và nêu rõ mục đích của email là gửi báo giá cho sản phẩm/dịch vụ mà họ quan tâm.
Ví dụ:
- Thank you for your interest in our [Tên sản phẩm/dịch vụ]. As requested, please find attached the quotation for your review.
- Further to our conversation on [Ngày], please find the quotation for [Tên sản phẩm/dịch vụ] as below:
4. Bảng báo giá (Quotation Details)
Đây là phần quan trọng nhất trong email báo giá. Hãy trình bày bảng báo giá một cách rõ ràng, dễ hiểu với đầy đủ thông tin cần thiết như:
- Tên sản phẩm/dịch vụ
- Mô tả chi tiết (nếu cần)
- Số lượng
- Đơn giá
- Tổng giá
- Thuế VAT (nếu có)
- Chiết khấu (nếu có)
5. Điều khoản thanh toán (Payment Terms)
Nêu rõ các điều khoản thanh toán như:
- Phương thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt…)
- Thời hạn thanh toán
- Thông tin tài khoản ngân hàng (nếu có)
6. Kết thúc email (Closing)
Hãy kết thúc email bằng lời cảm ơn chân thành và bày tỏ mong muốn hợp tác với khách hàng.
Ví dụ:
- Thank you for your time and consideration. We look forward to hearing from you soon.
- Should you have any questions, please do not hesitate to contact us.
7. Chữ ký (Signature)
Đừng quên chèn chữ ký email chuyên nghiệp bao gồm:
- Họ tên đầy đủ
- Chức vụ
- Tên công ty
- Thông tin liên lạc (email, số điện thoại)
Một số thuật ngữ từ thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh
Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc soạn thảo email báo giá bằng tiếng Anh, dưới đây là một số thuật ngữ thường sử dụng:
- Quotation/Quote: Báo giá
- Estimate: Dự toán
- Proforma Invoice: Hóa đơn tạm thời
- Valid until: Có hiệu lực đến
- Lead time: Thời gian giao hàng
- Payment terms: Điều khoản thanh toán
- Unit price: Đơn giá
- Total amount: Tổng giá
- VAT: Thuế giá trị gia tăng
- Discount: Chiết khấu
Một số lưu ý khi viết email báo giá
- Ngắn gọn, súc tích: Hãy đi thẳng vào vấn đề chính, tránh lan man, dài dòng.
- Rõ ràng, dễ hiểu: Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh dùng từ ngữ chuyên ngành quá khó.
- Chuyên nghiệp, lịch sự: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, tránh dùng tiếng lóng hoặc từ ngữ thiếu chuyên nghiệp.
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Đọc kỹ lại email trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp.
- Gửi file đính kèm: Đính kèm file báo giá ở định dạng PDF để đảm bảo khách hàng có thể xem được trên mọi thiết bị.
Một số mẫu email báo giá chuẩn nhất
Mẫu 1:
Subject: Quotation for Website Design – [Tên công ty bạn]
Dear [Tên khách hàng],
Thank you for your interest in our website design services. As requested, please find attached the quotation for your review.
We believe that our proposed solution will meet your specific needs and requirements, and we are confident in our ability to deliver a high-quality website that will help you achieve your business goals.
Should you have any questions, please do not hesitate to contact us.
Sincerely,
[Tên của bạn]Mẫu 2:
Subject: [Số báo giá] – [Tên sản phẩm/dịch vụ] – [Tên công ty bạn]
Dear [Tên khách hàng],
Following our recent conversation, we are pleased to submit the following quotation for your consideration:
Product/Service: [Tên sản phẩm/dịch vụ]
Description: [Mô tả chi tiết]
Quantity: [Số lượng]
Unit Price: [Đơn giá]
Total: [Tổng giá]
Payment Terms: [Điều khoản thanh toán]
Please note that this quotation is valid for [Thời hạn].
We look forward to hearing from you soon.
Best regards,
[Tên của bạn]Kết luận
Viết email báo giá bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng trong kinh doanh quốc tế. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để tự tin soạn thảo email báo giá ấn tượng, thu hút khách hàng và gia tăng doanh số.