Bạn có phải là người thường xuyên gửi email với câu mở đầu quen thuộc “Vui lòng xem file đính kèm”? Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, việc gửi email chuyên nghiệp và hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong lĩnh vực tư vấn du học, nơi mà ấn tượng ban đầu có thể quyết định sự thành công của bạn.
Bài viết này sẽ giúp bạn “F5” phong cách viết email của mình, thay thế cụm từ đã lỗi thời “Vui lòng xem file đính kèm” bằng những lựa chọn tinh tế và thu hút hơn. Hãy cùng VISCO khám phá ngay!
Tại Sao Nên Loại Bỏ “Vui Lòng Xem File Đính Kèm”?
Thử tưởng tượng bạn nhận được email với câu mở đầu cứng nhắc và thiếu tự nhiên như “Vui lòng xem file đính kèm”. Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy email này khá là “robotic” và thiếu sự chuyên nghiệp.
“Vui lòng xem file đính kèm” là cụm từ đã lỗi thời, mang tính chất máy móc và thiếu sự tinh tế. Việc sử dụng cụm từ này có thể khiến email của bạn trở nên cứng nhắc, thiếu chuyên nghiệp và thậm chí là gây khó chịu cho người nhận.
Lựa Chọn Thay Thế “Vui lòng Xem File Đính Kèm”
Thay vì sử dụng cụm từ “Vui lòng xem file đính kèm”, bạn có thể tham khảo một số lựa chọn thay thế sau:
- Mô tả trực tiếp: “Tài liệu [Tên tài liệu] được đính kèm bên dưới.”
- Thêm ngữ cảnh: “Để biết thêm chi tiết về [Chủ đề], bạn có thể xem báo cáo được đính kèm.”
- Sử dụng động từ: “Tôi đã đính kèm [Tên tài liệu] cho bạn.”
- Kết hợp với câu hỏi: “Bạn có thể xem qua bản kế hoạch được đính kèm và cho tôi biết ý kiến của bạn?”
Ví dụ:
- Thay vì: “Vui lòng xem file đính kèm thông tin về chương trình học bổng.”
- Nên dùng: “Tôi đã đính kèm thông tin chi tiết về chương trình học bổng.”
Office worker receiving an alternative for please find attached
Alt: Nhân viên văn phòng nhận được email với cách diễn đạt thay thế “Vui lòng xem file đính kèm”
Mẹo Viết Email Gửi File Chuyên Nghiệp
Để email của bạn luôn được mở và đọc, hãy áp dụng thêm một số mẹo nhỏ sau đây:
- Tiêu đề email rõ ràng: Tiêu đề email nên ngắn gọn, súc tích và thể hiện rõ nội dung chính của email.
- Nội dung email ngắn gọn: Hãy đi thẳng vào vấn đề chính, tránh lan man, dài dòng.
- Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp: Tránh sử dụng tiếng lóng, ngôn ngữ mạng hay các từ viết tắt khó hiểu.
- Kiểm tra kỹ lỗi chính tả: Hãy đọc kỹ lại email trước khi gửi để tránh các lỗi chính tả, ngữ pháp đáng tiếc.
- Đính kèm file đúng định dạng: Nên sử dụng các định dạng file phổ biến như .pdf, .doc, .xlsx để người nhận dễ dàng mở và xem file.
- Giới hạn số lượng file đính kèm: Tránh đính kèm quá nhiều file trong cùng một email, tốt nhất nên giới hạn dưới 3 file.
"> </div> <div class=
Alt: Hình ảnh minh họa cho ebook hướng dẫn giao tiếp trong kinh doanh
Ví Dụ Về Email Gửi File Chuyên Nghiệp
Chủ đề: Thông tin chương trình học bổng VISCO
Nội dung:
Chào bạn [Tên người nhận],
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến chương trình học bổng của VISCO.
Tôi xin gửi bạn thông tin chi tiết về chương trình học bổng, bao gồm:
- Điều kiện tham gia
- Quyền lợi học bổng
- Cách thức đăng ký
Bạn có thể xem qua tài liệu được đính kèm bên dưới.
Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với tôi qua email này hoặc số điện thoại [Số điện thoại].
Trân trọng,
[Tên bạn]Kết Luận
Việc thay thế cụm từ “Vui lòng xem file đính kèm” bằng những lựa chọn tinh tế hơn sẽ giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp, lịch sự và gây ấn tượng tốt với người nhận. VISCO hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để nâng cao hiệu quả giao tiếp qua email.