Trong thời đại toàn cầu hóa, việc giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Anh trong môi trường kinh doanh là chìa khóa mở ra cơ hội hợp tác quốc tế. Và một trong những công cụ giao tiếp không thể thiếu chính là thư tiếng Anh thương mại.
Bạn đã bao giờ cảm thấy lúng túng khi phải soạn một email bằng tiếng Anh cho đối tác? Hay loay hoay với cách diễn đạt sao cho vừa chuyên nghiệp, vừa thể hiện được sự lịch sự, trang trọng?
Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ trang bị cho bạn những kiến thức cơ bản và bí kíp hữu ích để tự tin “chinh phục” bất kỳ lá thư tiếng Anh thương mại nào.
Bật mí cấu trúc “vàng” của một lá thư tiếng Anh thương mại
Giống như việc xây nhà cần có nền móng vững chắc, một lá thư tiếng Anh thương mại cũng cần tuân thủ một cấu trúc chuẩn để đảm bảo nội dung được truyền tải một cách logic và chuyên nghiệp.
Cùng khám phá ngay cấu trúc “chuẩn không cần chỉnh” của một lá thư tiếng Anh thương mại bạn nhé!
1. Letterhead – Phần đầu thư: Gây ấn tượng đầu tiên với đối tác
Đây là phần giới thiệu bạn với đối tác, bao gồm các thông tin sau:
- Tên người gửi hoặc tên công ty
- Địa chỉ chi tiết: số nhà, tên đường, thành phố, quốc gia
- Số điện thoại và địa chỉ email
Lưu ý: Phần địa chỉ nên được trình bày trong 3-4 dòng để tạo sự thoáng mắt cho lá thư.
2. Date – Ngày tháng: Thể hiện sự chuyên nghiệp
Ngày tháng nên được trình bày theo định dạng: [Tháng] [Ngày], [Năm]. Ví dụ: October 20th, 2021.
Lưu ý: Không sử dụng dấu chấm câu sau ngày viết.
3. Inside Address – Địa chỉ người nhận: Thể hiện sự tôn trọng
Phần này chỉ áp dụng cho thư formal (thư trang trọng) và bao gồm:
- Họ và tên người nhận
- Chức vụ (nếu có)
- Tên công ty
- Địa chỉ, số điện thoại, email (nếu có)
4. Subject – Chủ đề: Thu hút sự chú ý của người đọc
Hãy nghĩ Subject như một chiếc “headline” ngắn gọn, súc tích, giúp người đọc nắm bắt ngay nội dung chính của bức thư.
Lưu ý:
- Nên viết Subject bằng chữ in hoa và in đậm.
- Có thể bắt đầu bằng từ “Subject:”, “Re:” hoặc “Apply to:” (khi ứng tuyển).
5. Salutation – Lời chào hỏi: Mở đầu đầy thiện chí
Tùy vào mức độ quen biết với người nhận, bạn có thể lựa chọn lời chào phù hợp:
- Chưa biết tên: “Dear Sir/Madam,”
- Biết tên: “Dear Mr./Ms. + Tên,”
Lưu ý: Luôn sử dụng dấu phẩy sau lời chào.
6. Body of the letter – Nội dung thư: Truyền tải thông điệp hiệu quả
Phần nội dung thường được chia thành 3 phần chính:
- Mở đầu: Giới thiệu lý do viết thư và mục đích bạn muốn hướng đến.
- Phần thân: Trình bày chi tiết vấn đề, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho người đọc.
- Kết thúc: Tóm tắt lại nội dung chính, đưa ra đề nghị hoặc mong muốn của bạn, đồng thời bày tỏ hy vọng vào sự hợp tác.
7. Complimentary close – Lời chào cuối thư: Kết thúc ấn tượng
Một số lời chào kết thúc phổ biến:
- “Sincerely,”
- “Best regards,”
- “Yours faithfully,” (khi không biết tên người nhận)
- “Yours sincerely,” (khi biết tên người nhận)
8. Signature – Chữ ký: Xác nhận thông tin người gửi
Phần này bao gồm chữ ký tay (nếu là thư giấy) hoặc tên được in đậm, rõ ràng, kèm theo chức vụ của bạn.
“Bỏ túi” những mẫu câu thông dụng trong thư tiếng Anh thương mại
Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc soạn thảo nội dung, hãy tham khảo ngay một số mẫu câu thông dụng được sử dụng trong các trường hợp phổ biến:
Đặt hàng
- “Thank you for your quotation of …” (Cảm ơn bạn về báo giá của …)
- “We are pleased to place an order with your company for…” (Chúng tôi muốn đặt hàng từ công ty bạn cho…)
- “Please confirm receipt of my order.” (Vui lòng xác nhận bạn đã nhận được đơn đặt hàng của tôi.)
Xin lỗi
- “We apologize for the delay in…” (Chúng tôi xin lỗi vì sự chậm trễ trong…)
- “We regret any inconvenience caused.” (Chúng tôi rất tiếc vì bất kỳ sự bất tiện nào đã gây ra.)
- “Once again, please accept our sincere apologies.” (Một lần nữa, xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi.)
Thanh toán
- “My records show that we have not yet received payment of…” (Hồ sơ của tôi cho thấy chúng tôi vẫn chưa nhận được khoản thanh toán…)
- “Please send payment as soon as possible.” (Vui lòng gửi thanh toán sớm nhất có thể.)
- “According to my records…” (Theo hồ sơ của tôi…)
Hỏi giá
- “Please send me the price list.” (Vui lòng gửi cho tôi bảng giá.)
- “I would appreciate it if you could send me a detailed quotation.” (Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể gửi cho tôi báo giá chi tiết.)
- “Please note that my prices are subject to change without notice.” (Xin lưu ý rằng giá của tôi có thể thay đổi mà không cần báo trước.)
Kết nối liên lạc
- “I look forward to a successful business relationship in the future.” (Tôi mong muốn có một mối quan hệ kinh doanh thành công trong tương lai.)
- “We would be happy to have the opportunity to work with your company.” (Chúng tôi rất vui khi có cơ hội được hợp tác với công ty bạn.)
- “Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.” (Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác.)
Lời kết
Viết thư tiếng Anh thương mại không hề khó như bạn nghĩ, phải không nào? Chỉ cần nắm vững cấu trúc “chuẩn” và “bỏ túi” ngay những mẹo nhỏ mà bài viết đã chia sẻ, bạn hoàn toàn có thể tự tin soạn thảo những lá thư chuyên nghiệp, gây ấn tượng với đối tác nước ngoài.
Chúc bạn thành công!