Hiểu được điều đó, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về thư hỏi hàng, cũng như mẫu thư hỏi hàng tiếng Việt và tiếng Anh để bạn tham khảo.
Thư hỏi hàng là gì?
Khi cần tìm hiểu thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ từ đối tác, chẳng hạn như giá cả, thời gian giao hàng, mẫu hàng, phương thức vận chuyển, cách đóng gói, trọng lượng, kích thước,… bạn cần liên hệ với nhà cung cấp. Thư hỏi hàng là phương tiện được nhiều doanh nghiệp sử dụng để yêu cầu các thông tin này.
Mẫu Thư Hỏi Hàng
Tầm quan trọng của thư hỏi hàng
Thư hỏi hàng giúp bạn có được thông tin cần thiết về sản phẩm và nhà cung cấp. Việc thể hiện rõ ràng nhu cầu trong thư hỏi hàng là rất quan trọng. Thư hỏi hàng càng chi tiết, rõ ràng thì khả năng nhận được thông tin đầy đủ từ nhà cung cấp càng cao.
Cách viết thư hỏi hàng
Thư hỏi hàng cần ngắn gọn, rõ ràng, trọng tâm vào nội dung bạn quan tâm, tránh lan man, khó hiểu.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết thư hỏi hàng:
Bước 1: Phần mở đầu:
- Tên công ty.
- Địa chỉ công ty.
- Ngày tháng.
Bước 2: Lời chào đầu thư:
Sử dụng lời chào trang trọng như “Dear Sir/Madam” hoặc tên riêng của người nhận nếu biết.
Bước 3: Giới thiệu về doanh nghiệp của bạn:
Ví dụ:
- “I am [Tên] – [Chức vụ] at [Tên công ty] from [Quốc gia].”
- “We are one of the country’s leading [Lĩnh vực kinh doanh].”
Bước 4: Nêu lý do bạn biết đến đối tác:
Ví dụ:
- “We were given your name by [Tên người giới thiệu].”
- “We saw your advertisement on [Nơi bạn thấy quảng cáo].”
Bước 5: Đưa ra câu hỏi và yêu cầu cụ thể:
- Yêu cầu catalog và bảng giá:
- “May I have your current catalog and price list for [Tên sản phẩm]?”
- “Could you please send me an up-to-date price list?”
- Hỏi về điều kiện giao hàng, thanh toán, chiết khấu,…
Bước 6: Lời cảm ơn và kết thúc thư:
- Bày tỏ mong muốn nhận được phản hồi sớm:
- “I am looking forward to hearing from you soon.”
- Kết thúc bằng lời cảm ơn và ký tên, chức danh của bạn.
Mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Việt
Tiêu đề mail: Công Ty TNHH A – Yêu Cầu Báo Giá Sản Phẩm
Nội dung mail:
Kính gửi Anh/Chị [Tên người liên hệ],
Tôi là [Tên của bạn] – [Chức vụ] của Công ty TNHH [Tên công ty], Việt Nam.
Hiện tại, chúng tôi đang tìm kiếm nhà cung cấp thùng carton để đóng gói sản phẩm. Qua lời giới thiệu của [Tên người giới thiệu], chúng tôi biết đến công ty và rất ấn tượng với các sản phẩm của Anh/Chị.
Chúng tôi có nhu cầu đặt mua thùng carton với số lượng lớn và mong muốn nhận được báo giá cho sản phẩm với các thông số kỹ thuật như sau:
- Chất liệu: Carton 5 lớp 2 mặt nâu, sóng BC
- Kích thước: Dài x Rộng x Cao: 60 x 50 x 40 cm
- Số lượng: 500 thùng/tháng
Rất mong Anh/Chị xem xét và gửi báo giá cho chúng tôi trước ngày [Ngày].
Chúng tôi rất mong muốn được hợp tác lâu dài với công ty.
Trân trọng,
[Tên của bạn] – [Chức vụ]
Công ty TNHH [Tên công ty], Việt Nam
[Địa chỉ] | [Số điện thoại] | [Email]
Mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh
Subject: Inquiry for Catalogues
Dear Mr./Ms. [Tên người liên hệ],
My name is [Tên của bạn] and I am the [Chức vụ] at [Tên công ty] based in [Quốc gia]. We are one of the leading [Lĩnh vực kinh doanh] in our country.
We saw your products at [Nơi bạn biết đến sản phẩm] and were very impressed. We are currently looking for a reliable supplier of [Tên sản phẩm] and we believe your company could be a great fit.
We would appreciate it if you could send us your latest catalog and price list for [Tên sản phẩm]. We are particularly interested in [Thông tin chi tiết về sản phẩm].
Please also let us know your payment terms and minimum order quantity.
We are looking forward to hearing from you soon and discussing a potential partnership.
Sincerely,
[Tên của bạn] [Chức vụ] [Tên công ty] [Địa chỉ] | [Số điện thoại] | [Email]Lưu ý khi viết thư hỏi hàng
- Nên tìm hiểu kỹ thông tin về nhà cung cấp trước khi gửi thư.
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp.
- Nêu rõ nhu cầu, mục đích của bạn.
- Kiểm tra kỹ nội dung và chính tả trước khi gửi.
Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn viết thư hỏi hàng hiệu quả, tạo ấn tượng tốt với nhà cung cấp và bắt đầu mối quan hệ hợp tác thành công!