Trong môi trường làm việc quốc tế, việc giao tiếp bằng tiếng Anh là điều không thể thiếu. Và một trong những tình huống bạn sẽ gặp phải chính là viết email xin nghỉ phép. Vậy làm sao để email của bạn súc tích, lịch sự và dễ hiểu? Hãy cùng VISCO tìm hiểu nhé!
Mục Đích Của Email Xin Nghỉ Phép Bằng Tiếng Anh
Email tiếng Anh xin nghỉ phép đóng vai trò quan trọng trong việc thông báo với cấp trên hoặc quản lý về việc bạn cần vắng mặt tại công ty. Đặc biệt, trong các công ty quốc tế, đa quốc gia hoặc có sếp là người nước ngoài, email này là cầu nối giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
Cấu Trúc Email Xin Nghỉ Phép Chuẩn Chỉnh
Để email của bạn tạo ấn tượng tốt và được chấp thuận nhanh chóng, hãy đảm bảo email đầy đủ các phần sau:
1. Lời Chào:
- Bắt đầu email bằng lời chào trang trọng, ví dụ: “Dear Mr./Ms. [Tên người nhận],”
2. Mục Đích Email & Lý Do Xin Nghỉ:
- Nêu rõ mục đích của email là xin nghỉ phép.
- Trình bày ngắn gọn lý do xin nghỉ (ví dụ: nghỉ phép năm, nghỉ ốm,…)
- Ví dụ: “I am writing to request a leave of absence from [Ngày bắt đầu] to [Ngày kết thúc] due to [Lý do].”
3. Thời Gian Nghỉ Phép Cụ Thể:
- Nêu rõ ngày bắt đầu và kết thúc kỳ nghỉ.
- Ví dụ: “My leave of absence will be from [Ngày bắt đầu] to [Ngày kết thúc], returning to work on [Ngày đi làm lại].”
4. Bàn Giao Công Việc (Nếu Cần):
- Nếu bạn vắng mặt trong thời gian dài hoặc đảm nhiệm vị trí quan trọng, hãy đề cập đến việc bàn giao công việc.
- Ví dụ: “I have already briefed [Tên đồng nghiệp] on my current tasks and they have agreed to handle my responsibilities during my absence.”
5. Lời Cảm Ơn & Kết Thúc:
- Kết thúc email bằng lời cảm ơn và lời chào lịch sự.
- Ví dụ: “Thank you for your understanding and approval. Sincerely, [Tên của bạn]”
Một Số Mẫu Email Xin Nghỉ Phép Thông Dụng
Để giúp bạn hình dung rõ hơn, VISCO gửi đến bạn một số mẫu email xin nghỉ phép phổ biến:
1. Mẫu Email Xin Nghỉ Phép Hằng Năm:
Subject: Annual Leave Request – [Tên của bạn]
Dear Mr./Ms. [Tên người nhận],
I am writing to request my annual leave for [Số ngày] days, from [Ngày bắt đầu] to [Ngày kết thúc]. I will be available to answer any urgent questions via phone or email.
Thank you for your consideration.
Sincerely,
[Tên của bạn]2. Mẫu Email Xin Nghỉ Ốm:
Subject: Sick Leave – [Tên của bạn]
Dear Mr./Ms. [Tên người nhận],
I am writing to inform you that I am unable to come to work today, [Ngày], due to [Lý do nghỉ ốm]. I will inform you of my status for tomorrow as soon as possible.
Thank you for your understanding.
Sincerely,
[Tên của bạn]3. Mẫu Email Xin Nghỉ Phép Đi Du Lịch:
Subject: Leave Request for Vacation – [Tên của bạn]
Dear Mr./Ms. [Tên người nhận],
I am writing to request a leave of absence for a vacation from [Ngày bắt đầu] to [Ngày kết thúc]. I have already completed [Công việc đã hoàn thành] and will ensure all pending tasks are finished before my leave.
Thank you for your approval.
Best regards,
[Tên của bạn]Lưu Ý Khi Viết Email Xin Nghỉ Phép
- Luôn giữ email ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu.
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.
- Gửi email xin nghỉ phép ít nhất một ngày trước khi bạn nghỉ (trừ trường hợp khẩn cấp).
- Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
VISCO hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách viết email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh. Đừng quên ghé thăm website của VISCO để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích khác nhé!