Trong thời đại công nghệ số ngày nay, email đã trở thành một phương tiện giao tiếp không thể thiếu trong công việc và cuộc sống. Đặc biệt, trong môi trường quốc tế hóa, việc sử dụng email tiếng Anh chuyên nghiệp và lịch sự là yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng tốt đẹp và xây dựng mối quan hệ bền vững với đối tác, khách hàng và đồng nghiệp.
Vậy làm sao để viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, thu hút người đọc và đạt được hiệu quả giao tiếp cao nhất? Hãy cùng VISCO khám phá những bí quyết hữu ích qua bài viết dưới đây!
Cấu trúc một email tiếng Anh chuẩn
Một email tiếng Anh chuyên nghiệp thường bao gồm các phần sau:
1. Subject – Tiêu đề email
- Ngắn gọn, súc tích, tối đa 50 ký tự.
- Nêu bật nội dung chính của email.
- Sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp, tránh viết tắt hay tiếng lóng.
Ví dụ:
- Tốt: Application for Marketing Assistant Position
- Chưa tốt: Job Application
2. Salutation – Lời chào
- Luôn bắt đầu email bằng lời chào lịch sự.
- Sử dụng tên riêng của người nhận nếu biết.
- Nếu chưa biết tên, có thể dùng “Dear [Chức danh]” hoặc “Dear Hiring Manager”.
Ví dụ:
- Dear Mr. Smith,
- Dear Ms. Brown,
- Dear Hiring Manager,
3. Email body – Nội dung email
- Mở đầu (Opening): Nêu rõ mục đích viết email, có thể nhắc lại mối liên hệ (nếu có).
- Nội dung chính (Body): Trình bày thông tin một cách rõ ràng, logic và dễ hiểu. Chia đoạn văn hợp lý để tránh tạo thành khối văn bản dài dòng.
- Kết thúc (Closing): Tóm tắt lại nội dung chính, đề xuất hành động tiếp theo và cảm ơn người đọc.
Ví dụ:
I hope this email finds you well.
I am writing to inquire about the Marketing Assistant position that I saw advertised on your company website.
I have been working in the marketing industry for the past three years and have a strong track record of success.
Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon.
4. Signature – Chữ ký
- Bao gồm đầy đủ thông tin liên lạc: họ tên, chức danh, công ty, số điện thoại, email.
- Có thể thêm website hoặc mạng xã hội (nếu cần thiết).
Ví dụ:
Sincerely,
[Tên bạn] [Chức danh]
Mẹo viết email tiếng Anh thu hút và chuyên nghiệp
1. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và trang trọng
- Tránh sử dụng ngôn ngữ quá thân mật hoặc thiếu chuyên nghiệp.
- Dùng kính ngữ phù hợp với văn hóa của người nhận.
- Luôn sử dụng các từ ngữ lịch sự như “Please”, “Thank you”, “Excuse me”,…
Ví dụ:
- Nên: Would you be available for a meeting next week?
- Không nên: Are you free next week?
2. Trình bày email rõ ràng, dễ đọc
- Sử dụng font chữ dễ đọc, cỡ chữ vừa phải.
- Chia đoạn văn hợp lý, sử dụng bullet points khi cần thiết.
- Căn lề và định dạng email sao cho dễ nhìn.
3. Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp
- Lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ khiến email của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp.
- Hãy sử dụng công cụ kiểm tra chính tả hoặc nhờ người khác đọc lại email trước khi gửi.
4. Gửi email test trước khi gửi chính thức
- Việc này giúp bạn chắc chắn rằng email được trình bày đúng định dạng và hiển thị tốt trên các thiết bị khác nhau.
Một số mẫu câu hữu ích khi viết email tiếng Anh
1. Mẫu câu mở đầu email
- I hope this email finds you well.
- I am writing to you in regard to…
- I am reaching out to you because…
- I am writing to follow up on our previous conversation about…
2. Mẫu câu kết thúc email
- Thank you for your time and consideration.
- Please let me know if you have any questions.
- I look forward to hearing from you soon.
- Please do not hesitate to contact me if you need further assistance.
3. Mẫu câu hỏi lịch sự
- Would you be able to…?
- I would appreciate it if you could…
- Could you please…?
Kết luận
Viết email tiếng Anh chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng trong thời đại ngày nay. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích để tự tin hơn trong giao tiếp email quốc tế. Hãy luyện tập thường xuyên để nâng cao kỹ năng viết email của mình nhé!
VISCO chúc bạn thành công!
Hình ảnh minh họa:
Cách viết mail bằng tiếng Anh – Học viết Email tiếng Anh
Mô tả ảnh: Hình ảnh minh họa cách viết email bằng tiếng Anh với bố cục rõ ràng và nội dung dễ hiểu.
mẫu viết email tiếng Anh
Mô tả ảnh: Mẫu email tiếng Anh chuyên nghiệp và lịch sự.
mẫu viết email tiếng Anh
Mô tả ảnh: Mẫu email tiếng Anh với phong cách lịch sự và trang trọng.