Trong thời đại toàn cầu hóa, việc giao dịch quốc tế ngày càng trở nên phổ biến. Để đảm bảo hiệu quả cho các thương vụ, việc sử dụng tiếng Anh trong giao tiếp kinh doanh là điều không thể thiếu. Một trong những kỹ năng quan trọng bạn cần nắm vững chính là viết email đặt hàng bằng tiếng Anh.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email đặt hàng chuyên nghiệp, tự tin và hiệu quả, giúp bạn tránh những sai sót không đáng có và tạo ấn tượng tốt với đối tác.
Cấu trúc Email Đặt Hàng
Một email đặt hàng tiêu chuẩn thường bao gồm 2 phần chính:
1. Đơn đặt hàng (Order Form): Liệt kê chi tiết các thông tin về sản phẩm, dịch vụ bạn muốn đặt mua.
2. Thư gửi kèm đơn đặt hàng (Cover Letter): Xác nhận lại các thông tin quan trọng đã được hai bên thống nhất và thể hiện thiện chí hợp tác.
Các Bước Viết Email Đặt Hàng
1. Thông tin cơ bản
- Tiêu đề email: Ngắn gọn, rõ ràng, bao gồm mã đơn hàng (nếu có) – Ví dụ: “Order Confirmation – [Mã đơn hàng]”
- Lời chào: Trang trọng, lịch sự – Ví dụ: “Dear [Tên người nhận],”
2. Nội dung thư gửi kèm đơn đặt hàng
- Mở đầu: Nêu rõ mục đích viết email, cảm ơn đối tác về báo giá trước đó.
- Nội dung chính:
- Xác nhận thông tin đơn hàng: Số lượng, loại sản phẩm, giá cả…
- Điều khoản thanh toán: Hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán…
- Phương thức vận chuyển: Yêu cầu về cách thức giao hàng, thời gian giao hàng…
- Các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có).
- Kết thúc: Thể hiện mong muốn hợp tác và lời cảm ơn.
3. Đơn đặt hàng
- Thông tin người mua: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại…
- Thông tin người bán: Tên công ty, địa chỉ…
- Bảng kê chi tiết đơn hàng:
- STT
- Tên sản phẩm/dịch vụ
- Mã sản phẩm
- Số lượng
- Đơn giá
- Tổng giá
4. Lời chào kết thúc và chữ ký
- Lời kết thúc: Lịch sự, chuyên nghiệp – Ví dụ: “Sincerely,” “Best regards,”
- Chữ ký: Tên đầy đủ, chức danh, thông tin liên lạc.
Mẫu Câu Thông Dụng
Mở đầu:
- “We are writing to confirm our order for…”
- “Thank you for your quotation dated…”
- “Following our recent discussions, we would like to place an order for…”
Nội dung chính:
- “We would like to request the following items…”
- “The total amount due is…”
- “Please deliver the goods to…”
- “We would appreciate it if you could…”
Kết thúc:
- “We look forward to your confirmation.”
- “Please do not hesitate to contact us if you have any questions.”
Lưu ý khi viết email đặt hàng
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, tránh dùng tiếng lóng.
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi.
- Gửi kèm theo các tài liệu liên quan (nếu có).
Kết luận
Viết email đặt hàng bằng tiếng Anh là một kỹ năng cần thiết trong giao tiếp kinh doanh quốc tế. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để viết email đặt hàng chuyên nghiệp, góp phần vào thành công của bạn.