Bạn có bao giờ cảm thấy lúng túng, thiếu tự tin khi phải soạn một email bằng tiếng Anh? Bạn không đơn độc đâu! Rất nhiều người, kể cả những người đã có vốn tiếng Anh khá, vẫn gặp khó khăn khi viết email. Sự khác biệt về văn phong, ngữ pháp và cách diễn đạt khiến email tiếng Anh trở thành một thử thách không nhỏ.
Cách viết mail bằng tiếng Anh – Học viết Email tiếng Anh
Hình ảnh: Minh họa cách viết email tiếng Anh
Tuy nhiên, đừng lo lắng! Việc viết email tiếng Anh hiệu quả hoàn toàn nằm trong tầm tay bạn. Hãy cùng khám phá những bí quyết đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả để nâng tầm kỹ năng viết email tiếng Anh của bạn, từ con số 0 đến thành thạo.
Bí Quyết 1: Nắm Vững Bố Cục Email Chuẩn
Giống như việc xây nhà cần có nền móng vững chắc, một email chuyên nghiệp cần tuân thủ bố cục chuẩn. Dưới đây là bố cục email bạn có thể tham khảo:
- Subject: Ngắn gọn, thu hút, nêu rõ mục đích email.
- Lời chào: Lịch sự, phù hợp với đối tượng nhận.
- Mở đầu: Giới thiệu ngắn gọn, dẫn dắt vào nội dung chính.
- Nội dung chính: Trình bày rõ ràng, súc tích, logic.
- Kết thúc: Tóm tắt nội dung, kêu gọi hành động (nếu có).
- Lời cảm ơn và ký tên: Lịch sự, chuyên nghiệp.
Bí Quyết 2: “Thần Chú” Ngữ Pháp Cho Email Luôn Chuẩn Xác
Ngữ pháp đóng vai trò then chốt trong việc truyền tải thông điệp rõ ràng và chuyên nghiệp. Hãy ghi nhớ một số lỗi thường gặp và cách khắc phục:
- Sử dụng thì hiện tại đơn: Diễn tả hành động thường xuyên, sự thật hiển nhiên.
- Phân biệt rõ danh từ số ít và số nhiều: Đảm bảo sự chính xác về ngữ pháp.
- Sử dụng đúng mạo từ (a, an, the): Tạo sự mạch lạc cho câu văn.
- Chú ý dấu câu: Tăng tính chuyên nghiệp và dễ đọc.
Bí Quyết 3: “Khoác Lên” Email Phong Cách Chuyên Nghiệp
Phong cách viết email chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng đối tác và tạo ấn tượng tích cực. Một số lưu ý quan trọng:
- Ngôn ngữ lịch sự: Sử dụng “Could you please”, “Would you mind”, “Thank you for your…”
- Tránh viết tắt: Không nên viết tắt như “u” (you), “plz” (please),…
- Sử dụng câu ngắn gọn, dễ hiểu: Tập trung vào ý chính, tránh lan man.
Bí Quyết 4: Luyện Tập Thường Xuyên
“Practice makes perfect” – Luyện tập là chìa khóa để thành công. Hãy bắt đầu bằng cách:
- Viết email cho bạn bè, người thân: Nhận phản hồi và sửa lỗi.
- Tham khảo mẫu email: Học hỏi từ những mẫu email chuyên nghiệp.
- Sử dụng công cụ kiểm tra ngữ pháp: Nâng cao chất lượng email.
Mẫu Email Tham Khảo
Để bạn đọc dễ hình dung, dưới đây là một số mẫu email tiếng Anh thường gặp:
1. Email Xin Việc
Subject: Application for [Vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn]
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
I am writing to express my keen interest in the [Vị trí ứng tuyển] position that I saw advertised on [Nơi bạn thấy tin tuyển dụng].
With my proven experience in [Liệt kê kinh nghiệm liên quan] and my strong skills in [Liệt kê kỹ năng], I am confident that I possess the necessary qualifications to excel in this role.
Thank you for your time and consideration. I have attached my resume for your review and welcome the opportunity to discuss my qualifications further in an interview.
Sincerely,
[Tên của bạn]2. Email Từ Chối Phỏng Vấn
Subject: Re: Job Application for [Vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn]
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
Thank you very much for offering me the interview for the position of [Vị trí ứng tuyển]. I appreciate you taking the time to consider my application.
Unfortunately, due to [Lý do từ chối], I will have to withdraw my application at this time.
Thank you again for your time and consideration.
Sincerely,
[Tên của bạn]
mẫu viết email tiếng Anh
Hình ảnh: Mẫu email tiếng Anh – Từ chối phỏng vấn
3. Email Xin Phép Nghỉ Làm
Subject: Request for Leave of Absence – [Tên của bạn]
Dear [Tên quản lý],
This email is to formally request a leave of absence from work from [Ngày bắt đầu] to [Ngày kết thúc], for [Số] days. I will be [Lý do xin nghỉ].
I will have limited access to emails during this time. In case of urgency, please contact [Tên đồng nghiệp] at [Email đồng nghiệp].
Thank you for your understanding.
Sincerely,
[Tên của bạn]mẫu viết email tiếng Anh
Hình ảnh: Mẫu email tiếng Anh – Xin phép nghỉ làm
4. Email Cảm Ơn Sau Phỏng Vấn
Subject: Thank You – [Vị trí ứng tuyển] Interview – [Tên của bạn]
Dear [Tên nhà tuyển dụng],
Thank you for taking the time to interview me for the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty] today. I enjoyed learning more about the role and the company.
I am very interested in the opportunity and believe that my skills and experience in [Liệt kê kỹ năng và kinh nghiệm] would be a valuable asset to your team.
Thank you again for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
[Tên của bạn]mẫu viết email tiếng Anh
Hình ảnh: Mẫu email tiếng Anh – Cảm ơn sau phỏng vấn
5. Email Phản Hồi Khách Hàng
Subject: Re: [Vấn đề của khách hàng] – [Tên của bạn]
Dear [Tên khách hàng],
Thank you for contacting us about [Vấn đề của khách hàng]. I apologize for the inconvenience this may have caused.
[Trả lời câu hỏi hoặc giải quyết vấn đề của khách hàng]Please do not hesitate to contact us if you have any further questions or concerns.
Sincerely,
[Tên của bạn]mẫu viết email tiếng Anh
Hình ảnh: Mẫu email tiếng Anh – Phản hồi khách hàng
mẫu viết email tiếng Anh
Hình ảnh: Mẫu email tiếng Anh – Phản hồi khách hàng
Kết Luận
Viết email tiếng Anh hiệu quả là một kỹ năng cần thiết trong thời đại ngày nay. Bằng cách áp dụng những bí quyết đơn giản và luyện tập thường xuyên, bạn hoàn toàn có thể tự tin chinh phục “nỗi lo” viết email và mở ra nhiều cơ hội mới trong công việc và cuộc sống.